Muchas personas tienen una cuenta de Gmail, pero no saben como aprovecharla al máximo.
En mi caso sinceramente les digo que me he logrado organizar un poco mejor con el uso de una cuenta Gmail, ya que cuenta con muchas opciones que otras cuentas de correo como las de hotmail no logran igualar.
Gracias a Gmail, hasta ahora solo administro 2 cuentas de email (Obvio que la de Gmail, y la otra de Hotmail), chateo con contactos importantes, arregle reuniones importantes(para mí),veo mis listas de pendientes de cosas que hacer o como otros dicen, "To-do's List", conservo mis contactos, hago respaldo de muchos programas y documentos que tengo, entre otras funciones, eso si, todo centralizado en Internet, y gracias a esto puedo acceder a esta información de todos lados con solo una conexión red.
He aquí detalles de como obtener el mejor provecho de estas:
1) Administrar Cuentas Múltiples de Correo
La más útil a mi parecer, ya que puedes enviar correos electrónicos a cualquier persona que quieras usando un correo diferentes. Por Ejemplo, mi correo Gmail es reddmar.quevedo@gmail.com, y puedo enviar correos desde esta cuenta usando mi dirección Hotmail, la linkmarquevedo@hotmail.com. Esto se logra entrando en Configuración > Cuentas > Añadir dirección de correo electrónico y añades las cuentas que quieras.
2) Recibir Correo de tus Otras Cuentas
Si las demás cuentas de correo que utilizas tiene acceso a POP3 (pregúntale a tu proveedor o encargado de sistemas), puedes hacer que Gmail jale los correos de la cuenta que quieras a tu cuenta en Gmail de manera automática. Por Ejemplo, Imaginemos que tienes una cuenta de correo en la universidad, otra en el trabajo, y otra de un proyecto que estás laborando. Normalmente tendrás que abrir las páginas web de cada uno de ellos para poder conectarte y revisar tu correo. Configurándolo en el Gmail, podrás leer (y responder usando el punto 1) tus mensajes desde 1 sola pantalla. Tienes que acceder a Configuración > Cuentas > Añadir Cuenta de Correo, y esto es todo, configurar y ya.
3) Diferenciar correos mediante Etiquetas
Esto es lo que más uso, AMO A GOOGLE POR CREAR LAS ETIQUETAS, las "Etiqueta (Tags)" vendría a ser lo que son "Carpetas" para otro correos. Las Etiquetas sirven como si fueran papeles adhesivos, con solo seleccionar los mails que quieras, luego aplicas una etiqueta, todos se etiquetan con esa Etiqueta, valga la redundacia, y luego puedes clickar en Archivar, y cuando presiones la Etiqueta que Necesites, tendrás tus correos ordenaditos :). Al comienzo es un raro acostumbrarse, pero una vez que lo haces, son súper útiles, ya que puedes poner muchos tags al mismo mensaje para diferenciarlos (sería imposible poner el mismo mensaje en diferentes carpetas).
Las etiquetas que puedes utilizar dependen exclusivamente de uno mismo, pero las más utilizadas pueden ser: Importante / Trabajo / Pendientes / Amigos / Respaldo / Contraseñas / Entre otras.
Inclusive puedes crear filtros (reglas) para que Gmail ponga las Etiquetas automáticamente. Por ejemplo, si haz configurado para que recibas todos tus correos de otras cuentas en Gmail, puedes crear el filtro siguiente: Crear un Filtro > Para: @hotmail.com > Aplicar la Etiqueta: Hotmail.com
Puedes crear Filtros también para personas específicas, o amigos tuyos:
Crear un Filtro > De: emaildetuamigoCésar@gmail.com > Aplicar la Etiqueta: César
Las posibilidades son infinitas, dependen de cómo quieras organizarte, por lo menos yo, guardo mis contraseñas, y ciertos programas que no quiero perder pero puedo bajarlos a otras Computadoras con solo conectarme a internet.
4) Listas de Pendientes (TO DO's List)
Las listas de cosas pendientes son súper útiles si sabemos utilizarlas. En Gmail, podemos hacer uso de las etiquetas para crear estos pendientes, utilizando el truco que es enseñado a continuación. Completa los siguientes pasos: Crear un Filtro > Para: +pendientes > Omitir recibidos (Archivarlo) / Aplicar la Etiqueta: Pendientes
Ahora envíate un email a ti mismo, de la siguiente manera: tuemail+pendientes@gmail.com, indicando algún asunto en el título, por ejemplo: Entregar Investigación de Química Orgánica el Lunes
Con esto, El mensaje NO aparecerá en tu bandeja de entrada, pero en tu etiqueta de pendientes aparece que tienes un mensaje sin leer. Con este truco puedes autoenviarte todas las tareas pendientes que tengas, y a manera que las mismas se vayan completando, simplemente las borras de esa carpeta. ¡Prueba y verás como te Organizas!
5) Cuando Borrar y cuando Archivar
Gmail te ofrece una cantidad de espacio gigantesca (6 gigas y creciendo). La idea que te propone Gmail es que NO borres nunca tus correos, sino que siempre los archives, incluso cuando borras los mensajes de la papelera este te dice que para qué borrarlos si tienes tanto espacio. Y sinceramente, prefiero borrar los correos que no sirven para nada, es decir, que si un aviso de una página a la que estoy Suscripto, o revistas online, incluso actualizaciones de ciertas páginas. Y lo que sea interesante para mí, solo Lo arhivo en mi Etiqueta TRABAJO, así accedo a esta información fácilmente.
6) Conversaciones con otros Emails Anidados
Gmail por defecto te muestra los emails en un estilo de conversaciones anidadas. Esto significa que puedes ver toda la conversación en un sólo pantallazo, y automáticamente Gmail se encarga de esconder el texto repetido (como cuando la gente responde en los correos y automáticamente se copia lo dicho en el email anterior).
Esto a la hora que trabajas es de lo más útil, pues te permite ver (e imprimir), toda la conversación realizada. Por ejemplo, el autor del post original dice que "Hace poco en un trabajo la gerente general se me acercó preocupada porque no íbamos a cumplir con los tiempos estipulados en el contrato con una gran empresa del medio. Ella estaba desesperada pues no sabía como ir ante ellos y sustentar, o tratar de explicar, el porqué las cosas no estaban saliendo a tiempo. Como yo tenía todas mis conversaciones archivadas en Gmail, pude mostrarle en una sola impresión, el va y ven de correos que habían ocurrido entre la otra empresa y yo, con fechas y todo, de manera que tuvimos pruebas escritas que en realidad era por culpa de la otra empresa y no de nosotros, que no se iba a lograr cumplir con los plazos establecidos."
7) Manejo de Estrellas (Destacados o Stars)
Adicionalmente a las etiquetas, también puedes ponerle estrellas a los emails, de manera que destaquen mucho más. Esto es lo mejor, ya que si marcas a un correo urgente con una estrella, puedes resolverlo o enfocarte en él, ya que le vas a dar la prioridad sobre otros que no son tan importantes. Puedes hacer diferentes filtros con tanto las etiquetas como las estrellas. Aquí algunos ejemplos:
label:pendientes label:star (muéstrame los pendientes que estén con estrellas)
César -label:star (muéstrame los emails que contengan la palabra César que NO estén con estrellas)
peru label:star -label:trabajo (muéstrame los emails que contengan la palabra peru, que además estén marcados con estrellas, y que NO tengan la etiqueta trabajo)
8) Calendario
Muchos creen que no hay un calendario, pero Google te ofrece uno también. En la parte superior a la izquierda haz clic en Calendario (Calendar). Allí podrás anotar tus reuniones, convocar a las mismas, enviarte recordatorios, incluso fecha de cumpleaños, etc.
9) Autorespuestas por Vacaciones
Si sales de vacaciones, puedes hacer que el sistema envíe automáticamente una respuesta notificando de esto a quienes te escriban. Configuración > General > Respuesta automática.
Otro uso que les puedes dar, es para dar una respuesta automática a tus clientes. Personalmente no me gusta recibir o enviar este tipo de emails, pero hay quienes lo consideran útil.
10) Administración de Contactos
Olvidarse la agenda en la casa y no poder llamar a un proveedor porque no tienes el teléfono debe ser cosa del pasado. Gmail te ofrece poder administrar a tus contactos directamente. No se limita como muchos creen a simplemente tener la dirección de email registrada, sino que puedes tener sus nombres completos, direcciones, teléfonos, fotografía, etc. Inclusive tienes un campo de notas para que puedas completar toda la información que necesites (Nro. RUC, proveedor de qué producto es, Tiempo que se demora en Pagar las Facturas, etc, etc.)
11) Chat
¿Sabías que Gmail tiene un sistema de Chat integrado? Muchas veces en las oficinas no permiten utilizar el messenger, ¡Pero si tienes acceso a Gmail, entonces NO lo necesitas :D! Simplemente haz clic en el nombre del contacto rápido que tienes a la izquierda y que esté con la luz verde, y podrás entablar conversación directamente con esa persona. No solo eso, sino que además Gmail automáticamente guarda la conversación.
12) Copiar al Email del Trabajo
Todo esto es muy bonito, pero que pasa si en el trabajo NO te permiten entrar al Gmail? La solución es muy simple: Configuración > Reenvío y correo POP >Reenviar una copia del correo entrante a (dirección de correo electrónico) y Conservar la Copia de Gmail en Recibidos.
Haciendo esto, Gmail te enviará siempre una copia de todo correo que recibas al email que especifiques, y podrás así leerlos desde tu trabajo.
13) Descargar al Thunderbird u otro lector de Correo
Si bien es cierto que es muy útil utilizar el correo directamente vía web, hay muchos que prefieren descargarlo y trabajarlo directamente en una PC (yo llegué a usarlo y en verdad es buena solución, pero prefiero usarlo vía Web). Para ellos, Gmail permite (también gratuitamente) que descargues el correo a estas aplicaciones. Configuración > Reenvío y correo POP > Habilitar POP para todos (incluso si ya se han descargado)
Puedes hacer clic en Instrucciones para la configuración, y allí te mostrará los siguientes pasos a seguir
Gmail es muy versátil y permite realizar muchas funciones de manera centralizada y eficiente. Al dominar su uso, podrás abrir más caminos, ya que serás más productivo, y esto te dará chances para realizar otras tareas.
Fuente | ConocimientosWeb.net
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